Написание делового письма сопряжено с рядом правил. Так, например, деловое письмо стоит писать на специальном бланке организации. Если такой бланк отсутствует, то лучшим вариантом будет взять обычный белый лист формата А4. В этом случае не забудьте указать необходимые данные: наименование компании, адрес, и контактные телефоны. Чем больше различных способов связи будет указано — тем лучше, это позволяет получателю выбрать наиболее приемлемый вариант ответа.
Деловое письмо не должно быть большим по объему. «Идеальный» объем — это 1-2 страницы. Абзацы в тексте письма следует разделять двойным интервалом, либо красной строкой. В самом же тексте интервал должен быть одинарный.
Образец делового письма
Теперь перейдем к самому письму. Вот примерный образец написания делового письма:
1) В верхнем левом углу бланка необходимо указать:
— Имя адресата
— Должность
— Адрес
— Дата написания
2) По центру укажите тему письма, если таковая имеется.
3) Начинать письмо следует уважительно. Например:
— «Уважаемый Петр Иванович»
— «Уважаемый господин Путин»
Внимание: в деловом письме нельзя использовать сокращенный вариант слова «господин» — «г-н».
4) После этого необходимо раскрыть суть письма. В первых 1-2 предложениях раскройте цель и причины написания письма. Старайтесь писать лаконично, просто и понятно. Не нужно «нагружать» текст делового письма различными эмоциями и профессиональным слэнгом. Пишите так, чтобы любой прочитавший письмо смог сразу понять его суть.
5) Последним предложением подытожте всё сказанное выше.
6) После текста письма укажите всё имя и поставьте подпись.
Вот примерный образец делового письма. После его составления внимательно прочитайте текст с самого начала. Вполне вероятно, что Вы допустили какие-то грамматические или орфографические ошибки, наличие которых в деловом письме не допускается.
Надеемся, эта краткая статья поможет вам правильно писать деловые письма, которые обязательно будут прочитаны, а не останутся пылиться где-нибудь в сторонке.