Хотя мы организуем конференции или деловые мероприятия в интересах нашей компании — как это ни парадоксально, мы должны заботиться о потребностях наших гостей в первую очередь и прикладывать все усилия для того, чтобы они были удовлетворены. Вы можете узнать больше полезной информации по ссылке https://modnuesovetu.ru/interer/organizacziya-i-provedenie-konferenczij-v-it-c-servisom-prodazhi-biletov-qtickets.html.
Итак, давайте подумаем, что могло расстроить гостей, чтобы предотвратить это достаточно рано. Начнем с первого контакта с нашими гостями, то есть с приглашений. Их форма важна. Не все терпят их в форме электронной почты (она определенно менее элегантна и гораздо более безлична, чем бумажная форма). Более того, электронную почту легче игнорировать и рассматривать как спам.
Если мы уже решили рассылать приглашения по почте в бумажном виде — давайте постараемся сделать так, чтобы адресат максимально почувствовал, что переписка касается его лично.
Давайте позаботимся о том, чтобы оно было эстетичным, обращалось по имени, а подпись приглашающего была написана от руки. Ничто не произведет худшего впечатления, чем ксерокопия приглашения. Также стоит попросить подтверждение участия в конференции, так как это побудит адресата к реакции.
Еще один немаловажный вопрос – расположение места, где мы хотим организовать конференцию (приглашенные гости обязательно обратят на это внимание). В первую очередь — давайте обеспечим им удобный и несложный подъезд и возможность парковки. К приглашению мы можем приложить подробную карту и пояснение расположения конференц-зала. Также желательно указать приблизительное время в пути (например, из центра большого города). Это, безусловно, позволит избежать задержек и сбоев, связанных с поиском конференц-зала.
Также не помешает прикрепить к приглашению фото курорта, на который мы пригласили гостей.
Чем она визуально привлекательнее, тем больше шансов, что она заинтересует приглашенных гостей. Помните, что приглашение на конференцию – это еще и визитная карточка нашей компании! И чем больше достопримечательностей и ценной информации мы в него поместим — тем больше шансов, что его примут. Более того — чем престижнее мероприятие, которое мы организуем, тем лучше оно повлияет на наш имидж и серьезно отнесется к приглашению.
Комфорт и удобство
Безусловно, фактор, имеющий большое значение для самочувствия приглашенных гостей, – это комфорт и удобство. Визуальные ценности чрезвычайно важны для т.н. первое впечатление, но позже наши гости обратят внимание на свое самочувствие.
Следовательно – давайте проверим, обеспечат ли им комфорт на несколько часов стулья, на которых они будут сидеть, хорошо ли освещен конференц-зал, звукоизолирован ли он и чист ли. Обратим внимание, работает ли кондиционер и не будет ли его звук мешать голосу говорящего.