Хранение документов в организации

Бизнес 17-05-2022, 18:13 id0777 31 0


Главным документом, на который стоит опираться при организации архивного хранения документов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Его стоит прочитать в первую очередь. Но, в основном, обработанные документы относящиеся к какому-нибудь определенному учетному регистру, нужно подшивать в специально предназначенные для этого папки и строго в хронологическом порядке. Это сильно облегчает хранение документов. В нашей статье мы рассмотрим общие правила для него.

Хранение документов в организации

По факту, все зависит от возможностей организации, от её размеров, специфики ведения бухгалтерского учета, поэтому бухгалтер сам в праве решать, как хранить документы. Ведь самое важное не то, где и как они держатся, а то, как быстро найти необходимый счет или банковский документ. Тогда не будет возникать проблем с налоговой инспекцией или когда в Вашей организации проводится инвентаризация. Но не забывайте, что если Вы ведете бухгалтерский учет в электронном виде (на компьютере), ваша организация все равно обязана делать копии первичных документов для налоговых или других контролирующих проверок.

Иногда бывают ситуации, что документов накапливается много, а держать их негде, но при этом срок хранения еще не истек. Что же делать в этом случае? Можно сдать документы в архив. Они бывают государственные и частные. Правда, есть одно "но": если Вы захотите уничтожить документы, то это нужно будет сделать через архив, т.е. на акте об уничтожении должна стоять подпись работника архива. Без их разрешения Вам это не удастся.

Если все-таки организация сама решила хранить все документы, то обязательно нужно составить документ, в которомц будут прописаны все аспекты регулирования порядка хранения документов. В нем нужно прописать:

- вид документов, которые подлежать обязательному хранению

- кто будет обеспечивать хранение

- как документы будут поступать на хранение

- сроки

- как будут регистрироваться и учитываться документы

- вопросы безопасности

- лица, имеющие доступ к документам

- дополнительные пункты на усмотрение

Нужно создать дополнительную архивную службу, именно она должна заниматься вопросами хранения, уничтожения, копирования, перевода в электронный вид (сканирование документов).

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Обычно, это штрафы. Суммы могут быть разные от 200 до 15 000 рублей, или процентные начисления, в зависимости от тяжести нарушения.

Итог

Как видите, организация хранения документов — довольно сложное мероприятие.Сейчас существует довольно много фирм, которые занимаются вопросами и консультациями по хранению документов в организации. Если у Вас молодая организация, то целесообразно будет обратиться к ним. Затраченные средства на эти услуги сейчас смогут уберечь Вас от больших затрат и штрафов в будущем.

Похожие новости
Какие документы нужны для визы в Грецию

Итак, прежде чем отправляться в отпуск, следует заранее получить визу в Грецию. Вот перечень необходимых...

Подробнее
Как встать на биржу труда

Как встать на биржу труда? Встать на учет на бирже труда имеет право каждый совершеннолетний гражданин...

Подробнее
Как оформить товарный чек

Товарный чек необходим, чтобы расшифровать информацию, которая указывается в кассовом чеке. В нем...

Подробнее
Документы для замены водительского удостоверения

Кстати, если вы просрочили замену прав, то никакого штрафа за это нет. Хотя садиться за руль с просроченными...

Подробнее
Как снять автомобиль с учета

Как снять автомобиль с учета в МРЭО (ГИБДД/ГАИ)? Снятие с учета автомобиля не очень сложная процедура. Для...

Подробнее
Какие документы для визы в Испанию

Чтобы получить визу в Испанию, вместе с перечнем документов необходимо предоставить 2 цветных фотографии с...

Подробнее
Комментарии (0)
Новые комментарии
Оцените работу движка
Календарь
«    Май 2022    »
ПнВтСрЧтПтСбВс
 1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031