Главным документом, на который стоит опираться при организации архивного хранения документов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Его стоит прочитать в первую очередь. Но, в основном, обработанные документы относящиеся к какому-нибудь определенному учетному регистру, нужно подшивать в специально предназначенные для этого папки и строго в хронологическом порядке. Это сильно облегчает хранение документов. В нашей статье мы рассмотрим общие правила для него.
Хранение документов в организации
По факту, все зависит от возможностей организации, от её размеров, специфики ведения бухгалтерского учета, поэтому бухгалтер сам в праве решать, как хранить документы. Ведь самое важное не то, где и как они держатся, а то, как быстро найти необходимый счет или банковский документ. Тогда не будет возникать проблем с налоговой инспекцией или когда в Вашей организации проводится инвентаризация. Но не забывайте, что если Вы ведете бухгалтерский учет в электронном виде (на компьютере), ваша организация все равно обязана делать копии первичных документов для налоговых или других контролирующих проверок.
Иногда бывают ситуации, что документов накапливается много, а держать их негде, но при этом срок хранения еще не истек. Что же делать в этом случае? Можно сдать документы в архив. Они бывают государственные и частные. Правда, есть одно «но»: если Вы захотите уничтожить документы, то это нужно будет сделать через архив, т.е. на акте об уничтожении должна стоять подпись работника архива. Без их разрешения Вам это не удастся.
Если все-таки организация сама решила хранить все документы, то обязательно нужно составить документ, в которомц будут прописаны все аспекты регулирования порядка хранения документов. В нем нужно прописать:
— вид документов, которые подлежать обязательному хранению
— кто будет обеспечивать хранение
— как документы будут поступать на хранение
— сроки
— как будут регистрироваться и учитываться документы
— вопросы безопасности
— лица, имеющие доступ к документам
— дополнительные пункты на усмотрение
Нужно создать дополнительную архивную службу, именно она должна заниматься вопросами хранения, уничтожения, копирования, перевода в электронный вид (сканирование документов).
Ответственность за нарушение правил хранения документов
Обычно, это штрафы. Суммы могут быть разные от 200 до 15 000 рублей, или процентные начисления, в зависимости от тяжести нарушения.
Итог
Как видите, организация хранения документов — довольно сложное мероприятие.Сейчас существует довольно много фирм, которые занимаются вопросами и консультациями по хранению документов в организации. Если у Вас молодая организация, то целесообразно будет обратиться к ним. Затраченные средства на эти услуги сейчас смогут уберечь Вас от больших затрат и штрафов в будущем.